Lors de la création d’un projet, ce sont bien souvent plusieurs personnes voire plusieurs équipes qui sont mises à contribution afin de prendre en charge les différentes étapes du processus. Mais collaborer sur un projet n’est pas chose facile pour tout le monde surtout lorsque c’est une première. Pour que cette collaboration donne naissance à l’objectif souhaité, il peut être intéressant de mettre en place plusieurs astuces.
Utiliser un logiciel de gestion de projet
Collaborer sur un projet implique de réunir plusieurs acteurs afin de servir un seul et même but. Si cela peut paraître simple, faciliter les échanges entre ces derniers n’est pas toujours facile et nécessite des capacités d’organisation poussées. Pour faciliter le processus, un outil tel qu’un logiciel de gestion de projet comme celui de Bubble Plan (https://bubbleplan.net/) permettra de collaborer sur un projet beaucoup plus facilement. En effet, ce type de logiciel propose de nombreux outils qui permettront de faciliter les échanges et de collaborer sur un projet beaucoup plus facilement.
En effet, ce type de logiciel va permettre non seulement de programmer à l’avance et d’organiser les différentes tâches à effectuer, mais va aussi permettre une meilleure collaboration. Pour cela, des outils seront mis à disposition comme le partage des documents afin de faciliter leur accès, un chat et des commentaires pour toujours garder le contact ou encore l’assignation d’action à une ou plusieurs personnes. Un outil précieux qui accompagnera tout le processus de mise en place du projet et qui le facilitera à bien des niveaux.
Déterminer les rôles et les missions de chacun
Collaborer sur un projet signifie que chacun puisse trouver sa place dans le processus et cela n’est possible qu’à condition que chacun sache ce qui est attendu de sa part. Il existe bien des moyens de constituer et diriger une équipe (plus d’information sur le sujet avec le blog Entreprise-et-compagnie.fr), mais les rôles pourront évoluer le temps de la confection du projet.
Ainsi, il sera capital de trouver sa place et ce sera le rôle du chef de projet de bien attribuer les rôles et les missions pour éviter les couacs, les incompréhensions ou même les conflits. Savoir ce qui est attendu de soi et à qui en référer est le seul moyen de constituer une hiérarchie qui fonctionnera pour collaborer sur un projet.
Proposer du temps d’échange en réunion et dans un cadre moins formel
Les outils de communication en ligne sont parfaits pour ne pas perdre le fil et communiquer de façon plus efficace et plus rapide. Cependant, pour qu’une équipe fonctionne et qu’un projet avance, il sera bon de réunir tout le monde dans la même pièce de temps à autre. On pourra faire cela dans un cadre formel pour évoquer l’avancement du processus et faire le point ensemble, mais également dans un cadre moins formel (plus d’informations avec un article sur le sujet ici).
En effet, proposer aux collaborateurs de se retrouver dans un autre cadre que celui du travail facilitera la communication de façon générale entre ces derniers et leur permettra d’être plus en confiance et donc plus efficaces. Créer une cohésion d’équipe demande à ce que l’on connaisse les personnes avec qui l’on travaille, et proposer un temps dédié aux échanges devra se faire de façon intelligente. Inutile de demander à tout le monde de réserver son week-end pour partir à l’aventure (à moins que ce type de proposition emballe l’équipe et soit bénéfique), un simple déjeuner de temps à autre pour sortir du cadre professionnel permettra déjà de faciliter les échanges et donc la collaboration.
