À moins que vous ne soyez une pieuvre, vous avez besoin d'une paire de mains supplémentaire pour organiser un événement réussi. Une bonne équipe est un atout inestimable pour un organisateur d'événements. Mais savez-vous comment votre équipe se comporte ? En travaillant à l'évaluation de leurs performances, vous pouvez comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Lisez la suite pour découvrir comment la définition de critères de réussite pour votre événement permet de mesurer les performances de l'équipe.
1. Définir les critères de réussite pour l'équipe chargée de l'événement
Avant de pouvoir évaluer l'équipe - ou votre événement en général - vous devez définir vos critères de réussite. Sinon, vous n'avez rien pour mesurer les performances.
Quel que soit le critère que vous choisissez, veillez à l'utiliser pour établir une base de référence. Ainsi, vous et votre équipe savez à quoi vous attendre.
2. Utilisez l'ICP pour votre équipe événementielle
Si vous organisez un événement de grande envergure qui comprend un nombre proportionnellement important de collaborateurs, vous devriez envisager d'utiliser des KPI (indicateurs clés de performance) pour évaluer les membres de l'équipe.
Certains managers considèrent les indicateurs d'équipe comme une perte de temps, alors que d'autres en dépendent. Cela dépend de votre approche de la gestion de votre équipe événementielle.
Voici quelques-unes des mesures que vous pouvez utiliser pour évaluer votre équipe événementielle :
Lorsque vous évaluez les performances de chaque membre de l'équipe, n'oubliez pas de vérifier les valeurs positives et négatives.
Les valeurs positives indiquent que le membre de l'équipe fait quelque chose d'extraordinaire qui serait bénéfique pour les autres membres de l'équipe également.
Inversement, des valeurs négatives indiquent qu'un membre de l'équipe a des difficultés. Au mieux, cela réduit la productivité de ce membre et au pire, cela réduit l'efficacité de toute l'équipe.
Conseil, utilisez cette ressource pour mettre en pratique les indicateurs clés de performance pour votre équipe chargée des événements.
3. Observations enregistrées pendant l'événement
Vous devez observer ce qui se passe pendant l'événement. Il s'agit sans aucun doute d'une journée chargée, il peut donc être utile de noter ce que vous observez.
Une fois la poussière retombée, vous pouvez réviser ces notes. Il s'agit d'un complément de grande qualité aux chiffres que vous utilisez pour mesurer le succès de votre événement.
4. Demandez aux invités de vous faire part de leurs réactions le jour de l'événement.
Vous pouvez également compléter vos données d'évaluation par les commentaires recueillis le jour de l'événement. Il n'y a pas de mal à demander à vos invités de vous dire si votre équipe s'occupe vraiment d'eux.
Plus précisément, vous pouvez encourager les invités à faire le bilan de l'événement en ligne et à mentionner les meilleurs membres de l'équipe par leur nom.
5. Envoyez des enquêtes post-événement aux invités
Une enquête post-événement est un excellent outil pour vous aider à améliorer les événements futurs. Vous pouvez l'utiliser pour recueillir les avis des invités sur le lieu, les divertissements, la nourriture et votre équipe.
Vous pouvez inclure des questions ouvertes et à choix multiples sur les performances de votre équipe dans l'enquête post-événement.
6. Mesurer les données en ligne
Si votre équipe vous aide à réaliser des campagnes d'e-mailing et des promotions sociales, vous pouvez utiliser ces initiatives pour mesurer les performances de l'équipe.
Par exemple, si un membre de l'équipe est chargé de répondre aux followers sur les réseaux sociaux, vous pouvez compter le nombre de réponses envoyées aux invités potentiels.
Conseil, lisez plus sur les chiffres à rechercher pour mesurer le succès de votre promotion en ligne.
7. Organisez une réunion d'équipe après l'événement
Il est bon d'organiser une réunion avec votre équipe après l'événement. Cela vous donnera l'occasion de débriefer sur les objectifs de l'événement et de comprendre qui les a atteints.
Cela vous permettra également d'aborder tout problème en tant que groupe. Profitez de la réunion pour trouver des solutions potentielles aux difficultés rencontrées avant et pendant l'événement.
Conseil, découvrez comment organiser une réunion avec votre équipe après l'événement.
8. Parlez à chaque membre individuellement
Tout le monde n'aime pas parler devant un groupe, en particulier de ses problèmes personnels et des critiques adressées aux autres membres de l'équipe.
Si vous organisez un petit événement, vous devriez envisager de parler à chaque membre individuellement. Cela vous donnera beaucoup plus d'informations sur la façon dont ils ont perçu l'événement.
Conseil, inspirez-vous de ces questions simples à poser lors d'une analyse des performances.
9. Déterminez votre niveau d'implication
En tant qu'organisateur d'événements et chef d'équipe, il est essentiel d'évaluer ses propres performances. Vous êtes le capitaine du navire. Sans vous, il coule.
Il existe de nombreuses façons d'échouer en tant que manager, même si vous avez les meilleures intentions du monde.
L'une d'entre elles consiste à participer à de petites tâches tout en perdant de vue la vue d'ensemble. À l'inverse, vous pourriez aussi vous détacher de votre équipe si vous devenez inaccessible.
Prenez le temps de réfléchir à votre propre implication dans l'équipe. Et n'ayez pas peur de demander à votre équipe de vous donner un retour sur vos performances en tant que gestionnaire d'événements.
Conseil, lisez plus sur la façon de vous évaluer en tant que leader.
10. Tenir compte des facteurs externes
Lorsque vous évaluez votre équipe événementielle, vous devez également prendre en compte tous les éléments qui échappent à son contrôle.
Vous pouvez mesurer les performances de votre équipe dans la promotion de votre événement en ligne, mais vous ne pouvez pas prévoir l'impact d'événements concurrents sur le marché au même moment.
De même, vous pouvez mesurer la performance de votre équipe à servir les invités lors d'un événement en plein air, mais vous ne pouvez pas prévoir les changements météorologiques qui pourraient compromettre leur travail.
11. Tout analyser
Après avoir examiné tous les chiffres, organisé une réunion d'équipe et recueilli les commentaires des participants, il est temps de mettre tout cela en place.
À ce stade, vous devriez disposer des moyens suivants pour évaluer les performances de votre équipe :
Vous pouvez choisir une approche quantitative ou qualitative pour évaluer les performances de l'équipe. Si vous ne savez pas quoi choisir, utilisez les deux pour obtenir une vue plus détaillée.
Organiser le prochain événement
Maintenant que vous avez évalué les performances de votre équipe événementielle, il est temps de planifier votre prochain événement. Heureusement, vous disposez d'un grand nombre de nouvelles informations qui peuvent vous aider à vous améliorer.
