L′automatisation des processus d’entreprise

L’automatisation des processus d’entreprise est du côté des anges. Les anges robots, bien sûr. Nous ne disons pas qu’une touche humaine n’est pas absolument vitale pour votre entreprise, bien au contraire. Les humains sont essentiels pour la communication d’entreprise, l’empathie, la création de liens et le temps consacré à des tâches à forte valeur ajoutée, créatives ou complexes. Les robots ne peuvent pas remplacer ces processus.

Certains processus au sein d’une entreprise doivent cependant être automatisés. L’automatisation permet de libérer du temps pour se concentrer sur les bons objectifs.

Décomposons cette question en domaines qui font partie de toute entreprise, petite ou grande.

Communications automation

Il est important de se tenir au courant de ce que fait votre équipe, de savoir quand un document a été mis à jour et de gérer votre calendrier avec soin. Le processus de réalisation de chacune de ces tâches tend à prendre plus de temps qu’il n’en vaut la peine, cependant.

Heureusement, il existe quelques trucs et astuces pour automatiser une partie de la corvée et aller directement à la communication.

Les bases de l’automatisation des communications

Les rappels de réunions répétées peuvent être configurés pour les réunions d’équipe ou les appels de mise à jour avec les clients. Vous l’envoyez une fois, les gens l’acceptent une fois et il apparaît régulièrement dans leur calendrier. Pas d’allers-retours fastidieux à chaque fois.

Grâce aux calendriers partagés, les gens savent quand leurs collègues sont libres pour une discussion ou travaillent d’arrache-pied pour préparer une présentation à un client. Les calendriers Google Apps ou Office 365, puisqu’ils sont hébergés dans le nuage, sont partageables et constamment mis à jour tant qu’il y a un accès à Internet. (Pour votre information, Turbine se synchronise également avec votre calendrier pour mettre à jour vos congés).

Rapports d’activité

Savoir sur quoi travaillent vos collègues et quels sont les progrès réalisés dans l’entreprise est incroyablement utile pour accroître la motivation et aider les employés à comprendre comment leur travail s’inscrit dans le contexte général. D’un autre côté, les réunions aspirent la vie des gens plus vite que vous ne pouvez dire “invitation à un calendrier”.

iDoneThis est un petit outil tout simple qui vous envoie chaque jour un courriel vous demandant “qu’avez-vous fait aujourd’hui”. Tout ce que vous avez à faire est de répondre. Vous pouvez suivre vos propres progrès ou utiliser le paramètre d’équipe pour les partager avec vos collègues. Un petit rappel automatique peut être très utile.

Zapier peut être utilisé à toutes sortes de fins. Nous l’utilisons notamment pour envoyer automatiquement des messages à Slack lorsque l’un de nos articles de blog est publié. Nous avons quelques rédacteurs de notre société sœur, Articulate, qui écrivent pour le blog, mais ils ne savent pas toujours quand leur travail sera publié. Cela leur permet, ainsi qu’au reste de l’équipe, de voir leur travail en action sans qu’une intervention humaine ne soit nécessaire.

Quelques règles pour faire bonne mesure

Nous savons que la bureaucratie est mauvaise. Cela ne veut pas dire qu’il ne faut pas mettre en place des procédures, des règles et des processus pour que les gens sachent comment faire ce qu’ils ont à faire. En d’autres termes, cela vaut la peine de rendre quelques actions automatiques pour tout le monde.

Leur solution ? Standardiser le processus de décision.

De même, en matière de gestion de projet, la création de modèles et de règles de répartition du travail permet de s’assurer que rien n’est oublié dans le processus de briefing, que chacun sait ce qu’il a à faire et que les délais ne sont pas dépassés.

L’automatisation des communications ne vide pas les interactions de leur substance. Elle élimine les barrières entre les personnes pour rendre le travail plus humain.

Automatisation du marketing

Vous ne pensez peut-être pas que le marketing est un centre de bureaucratie, mais vous seriez surpris de voir les processus ad hoc qui persistent, ce qui rend l’entonnoir de vente inefficace et risque de faire perdre des prospects. L’automatisation du marketing est indispensable !

Passage de l’analogique au numérique

Le marketing à l’ancienne consistait à diffuser des messages en espérant que quelqu’un les écoute. Les envois d’e-mails, les campagnes publicitaires et les conversations unilatérales disaient aux clients ce que les entreprises voulaient qu’ils entendent.

Les choses sont différentes maintenant.

Les décisions d’achat commencent en ligne, généralement via les moteurs de recherche. L’acheteur moyen a déjà parcouru un long chemin dans le processus d’achat avant d’être prêt à entrer en contact avec un vendeur.

Les avis, les sites web, les médias sociaux et la mentalité omniprésente du “Google” signifient que les entreprises ne peuvent plus contrôler les messages que les clients reçoivent. Mais vous pouvez toujours faire partie du processus d’apprentissage.

Suivre les traces des clients

Étant donné que de nombreuses décisions d’achat sont désormais prises en ligne, il est possible de voir où les clients vont chercher leurs informations et quels problèmes ils tentent de résoudre.

Vous pouvez élaborer des campagnes de marketing adaptées au parcours type d’un acheteur, en lui fournissant un contenu utile et en le guidant progressivement vers une conversion en client.

Même après la conclusion d’une vente, il est utile de surveiller où ils vont pour continuer à les satisfaire. Vous aurez alors l’occasion de faire des ventes croisées, des ventes incitatives et de créer des défenseurs de la marque.

Ce concept est connu sous le nom de marketing de contenu entrant, qui n’est pas automatisé en soi, mais les outils que vous pouvez utiliser pour le déployer le sont.

Outils d’automatisation du marketing

Il existe aujourd’hui un certain nombre d’outils, tels que HubSpot et Marketo, qui permettent non seulement de suivre les empreintes numériques des clients potentiels, mais aussi de les relier entre eux et de stocker leurs données. Cela vous permet de classer les prospects par comportement et de les placer dans des flux de travail automatisés.

Supposons, par exemple, que quelqu’un visite votre site Web et télécharge un livre électronique conçu pour s’adresser aux PDG de start-ups technologiques, l’un de vos acheteurs potentiels. Voici comment le processus pourrait se dérouler :

Faire de meilleures affaires

L’automatisation du marketing vous permet de concentrer vos efforts de marketing sur les pistes les plus prometteuses et les plus appropriées. Le temps est consacré au suivi des prospects plutôt que d’essayer de se rappeler qui ils sont ou quand vous leur avez parlé pour la dernière fois.

Dans les entreprises un peu plus grandes, l’introduction d’un logiciel dans le processus de marketing est l’occasion pour le marketing, l’informatique et les ventes de travailler en étroite collaboration, ce qui accroît l’efficacité et la croissance de l’entreprise.

Automatisation des RH et de l’administration

Et c’est ainsi que nous arrivons à ces tâches vraiment démotivantes qui semblent occuper une part de plus en plus grande de notre vie professionnelle : les tâches administratives. Tous ces petits ” je vais juste ” et ” avant que je fasse… ” qui s’ajoutent à une importante perte de productivité pour vous et votre entreprise.

Cela vaut-il la peine d’automatiser de si petites tâches ?

Considérez ceci : l’élimination d’une tâche de 30 secondes que vous effectuez dix fois par jour vous fera gagner six jours sur cinq ans.

Chaque seconde compte

Le gain de temps en matière d’automatisation de l’administration pour récupérer des heures, jours et semaines supplémentaires est très important.

La cerise sur le gâteau de l’automatisation administrative

Bien sûr, si vous utilisez l’automatisation de l’administration par le biais de fichiers partagés et de la synchronisation dans le nuage, vous favorisez le travail mobile dans le processus. Cela permet aux personnes de travailler de la manière la plus adaptée à la tâche à accomplir, ce qui augmente la valeur de votre temps et du leur.

Un cofondateur du site web de voyages a mené une expérience dans laquelle il a autorisé la moitié du personnel de son centre d’appels à travailler à distance. On estime qu’il a économisé 1 900 dollars par employé pendant neuf mois”, explique-t-il.

Bien sûr, le travail mobile est une toute autre paire de manches, qui implique un changement dans la manière de gérer les employés, de suivre une main-d’œuvre distribuée et de veiller à ce que tout le monde reste en contact. L’automatisation est toutefois une étape utile vers une entreprise agile et toujours plus productive.

Même les entreprises qui créent des produits innovants innovent rarement en matière de processus.

La bureaucratie ou votre entreprise : une seule survivra

Les travailleurs intellectuels consacrent en moyenne 41 % de leur temps à des “activités discrétionnaires qui offrent peu de satisfaction personnelle”. Les processus bureaucratiques font perdre du temps, de l’argent et de la motivation à votre entreprise.

La bureaucratie se fait passer pour un élément pénible mais essentiel du monde des affaires. Jusqu’à présent, c’était la seule façon acceptée de gérer des processus tels que les RH, les achats, la communication. Si les processus sont nécessaires, la bureaucratie ne l’est pas.

On ne peut pas gagner du temps, mais on peut en augmenter la valeur

Le temps, c’est de l’argent. C’est un vieux dicton, mais il sonne toujours vrai. Bien sûr, l’homme d’affaires avisé demandera “combien d’argent ?”.

Le temps passé à remplir des formulaires ou à répondre à des courriels inutiles vaut beaucoup moins que le temps passé à conclure une vente ou à travailler sur un projet client. Cependant, de nombreuses entreprises ne font pas cette distinction et gaspillent ainsi de l’argent.

Quelques organisations s’écartent de la tendance et apportent autant de discipline à leur budget temps qu’à leur budget capital. Ces entreprises ont identifié les tâches à faible valeur et à temps élevé et leur ont fixé une limite spécifique, en mettant en place des procédures d’approbation pour tout dépassement comme pour un budget normal. Ces mesures ont non seulement permis d’améliorer la productivité des individus, mais aussi de faire évoluer l’organisation vers plus d’efficacité et de valeur.

Et notre travail ?

Un grand nombre d’activités pour lesquelles les individus sont payés pourraient être automatisées dans de nombreuses industries, une pensée effrayante. Mais que cela ne vous empêche pas d’automatiser là où vous le pouvez. Cela signifie simplement que les descriptions de poste sont susceptibles de changer et que nous, les humains, aurons plus de temps pour faire le travail vraiment utile.

L’automatisation peut travailler de concert avec nous, en augmentant la capacité de travail des employés en les libérant pour qu’ils puissent se concentrer sur des choses autres que la maintenance bureaucratique. Nous deviendrons tous de meilleurs travailleurs en conséquence.

Les équipes de vente, par exemple, pourraient utiliser l’automatisation pour identifier les meilleures opportunités de vente croisée et de vente incitative, augmentant ainsi le temps passé à interagir activement avec les clients.

Avec une application comme Turbine, le personnel des RH peut établir des bons de commande récurrents, un suivi automatique des présences et des demandes de congés en mains libres, ce qui leur permet de se concentrer sur le côté créatif et émotionnel de leur travail que les robots ne peuvent tout simplement pas faire.

Vous ne perdrez pas votre travail, vous t’améliorerez.

Prenez du temps pour ce qui compte

Dans l’économie de la connaissance actuelle, l’avantage concurrentiel provient de plus en plus du savoir-faire particulier et difficile à reproduire des personnes les plus qualifiées d’une entreprise. L’objectif est de redéfinir le rôle de manière à ce que les personnes passent tout leur temps à l’extrémité supérieure de leur éventail de compétences”.

Cette idée est tirée d’un article sur la refonte du travail intellectuel, mais l’argument est applicable à une échelle bien plus large. Pratiquement tous les postes d’une entreprise devraient être rémunérés et contribuer aux recettes ou à la croissance.

Prenons l’exemple des RH : c’est un service qui n’a aucun contact direct avec les clients et qui ne joue aucun rôle dans le développement des produits. Il est cependant responsable de la croissance de l’entreprise et de la gestion de ses compétences. La culture d’entreprise, la formation, le développement et la rétention des talents sont essentiels au succès de l’entreprise, et c’est ainsi que les RH gagnent leur vie. Cela dit, une bureaucratie trop lourde signifie que les professionnels des RH ont rarement l’occasion de consacrer suffisamment de temps à ces tâches.

On peut affirmer que le rôle de presque tout le monde devrait être redéfini de manière à ce que chacun “passe son temps à l’extrémité supérieure de son éventail de compétences”.

Important vs précieux

Identifier les tâches qui doivent être automatisées, déléguées ou éliminées est relativement facile lorsque vous vous asseyez.